Укладывайте все мысли в одно сообщение

Как общаться с коллегами и клиентами онлайн. Что при этом допустимо, а что нет. Можно ли слать собеседнику голосовые сообщения без спроса. Почему нельзя звонить по делу без согласования. Своеобразная инструкция онлайн-общения от экспертов.

 Работодатели ценят сотрудников, которые умеют корректно общаться с коллегами и грамотно вести деловую переписку, считают в компании-рекрутере HeadHunter. Так, с начала года на hh.ru было размещено более 190 000 вакансий, в которых одним из требований был указан навык делового общения. Это на 30% больше, чем в 2022 году. В связи с такой тенденцией эксперты hh.ru составили своеобразный «Кодекс онлайн-чести», чтобы вы могли писать и звонить другим членам команды, оставаясь их интеллигентным и учтивым коллегой.

• Учитывайте разницу часовых поясов, прежде чем писать

Раньше такой совет показался бы странным, но сейчас сотрудники одной компании часто разбросаны по разным странам, график работы всё больше гибкий и индивидуальный. Отправляя сообщение, не забудьте убедиться, что у адресата не глубокая ночь. Если всё же вам нужно сделать это прямо сейчас, воспользуйтесь функцией отложенной отправки или доставки без звука.

• Укладывайте» все мысли в одно сообщение

Постарайтесь описать задачу или вопрос за одно отправление, не дробя его на несколько маленьких сообщений, которые вы шлёте друг за другом, в противном случае это доставит адресату неудобства.

• Голосовые сообщения — только с разрешения

Да, в некоторых случаях войсы действительно выручают — если нужно быстро или подробно что-то объяснить. Излагайте кратко и по делу. И не забывайте: град голосовых не только в корпоративной, но и любой другой переписке оценивается в 9 баллов из 10 по шкале «Раздражает».

• Следите за интонациями

В Сети настроение не всегда «считывается», поэтому пишите и изъясняйтесь так, чтобы вас поняли однозначно. И не экономьте на знаках!

• Не оставляйте сообщения коллег без ответа

Если не можете ответить сразу, обозначьте, что вы прочитали и вернётесь с информацией чуть позже. Или уберите отметку о прочтении, чтобы не заставлять человека на том конце гадать, почему вы молчите, хотя точно видели послание.

• Избегайте флуда

В корпоративных чатах пишите только по делу — они существуют для координационных и организационных моментов команды и помогают сонастроиться в работе, если вы не в одном офисе. Фото удавшегося шашлыка и семьи на отдыхе приберегите для групп с друзьями или для другого чата с коллегами, созданного как раз для офтоп-тем и приятного трёпа.

• Не выключайте уведомления чата в рабочие часы

Даже если он разрывается. Иначе рискуете пропустить что-то важное. А вот в выходной, наоборот, замьютьте — выключите звук. И вообще, договоритесь с сослуживцами, что не беспокоите друг друга в это время. Соблюдайте баланс между работой и личной жизнью.

• Не пренебрегайте приватной перепиской и тегированием

Если у вас вопрос к конкретному человеку и обсудить его вы сможете вдвоём, «уйдите» в «личку». Не стоит заставлять коллег каждый раз вздрагивать от сообщений, которые не касаются их самих и их функций, но отвлекают.

Когда вы предлагаете или спрашиваете что-то у определённого участника рабочего чата, но хотите, чтобы и другие были в курсе, просто тегните его, чтобы он быстрее увидел сообщение.

• Договоритесь о беседе заранее

Уточните, в каком формате собеседнику будет комфортно говорить: по аудио- или видеозвонку, в мессенджере или каком-то другом приложении.

• Назначьте время созвона

С учётом пожеланий собеседника и в пределах рабочего дня. Хотя если вам обоим удобно созвониться до его начала или уже после, тоже ничего.

• Не звоните без согласования

Даже если дело срочное, сначала отправьте предупредительное сообщение.

• Будьте готовы к видеозвонкам

Онлайн-планёрки давно стали частью рутины многих компаний, но любят их не все. Некоторым всё ещё тревожно: как они и всё вокруг них выглядит на экране. Именно поэтому лучше всего отвести в доме специальное место, где всё располагает к совещаниям с картинкой: хороший свет, гармоничный интерьер и тишина. И да: подобное стеснение точно не повод, чтобы не включать камеру вообще. Как оказалось, чёрный экран вместо живого человека может задеть коллег.